Digital ist das neue Schwarz: Die E-Mail-Rechnung
Jetzt denkt ihr vielleicht: "Oh je, muss ich jetzt einen offiziellen Rechnungsblock kaufen und jede Rechnung per Hand schreiben?" Keine Panik! Wir leben im 21. Jahrhundert, und eine simple E-Mail tut’s auch. Euer digitaler Beleg sollte ein paar Basics beinhalten: Wann habt ihr unterrichtet, was genau wurde gelehrt, wer hat gelehrt, wer hat gelernt und wie viel soll überwiesen werden? Unterschriften im herkömmlichen Sinn? Nicht nötig. Solange klar ist, dass die E-Mail von euch kommt, ist alles im grünen Bereich.

Der tiefere Sinn hinter der Rechnungs"freude"
Jetzt könntet ihr euch fragen: "Warum der ganze Zirkus?" Ganz einfach: Es ist nicht nur eine Frage der Ordnung. Für die Schüler oder deren Eltern kann es steuerliche Vorteile haben, wenn sie die Nachhilfestunden absetzen wollen – besonders, wenn es um berufliche Bildung geht. Außerdem sorgt so eine Rechnung für Klarheit und Sicherheit, falls später mal Fragen auftauchen sollten.

Gelegentlich stellt sich die Frage nach der Pflicht des Lehrers zur Rechnungsausstellung.
Die häufig spontanen, informellen und immer wieder auch sehr kurzzeitigen Nachhilfeleistungen verunsichern manchmal die Lehrer/innen genauso wie die Schüler/innen oder Eltern.

Grundsätzlich sollte man sich immer die Frage stellen:

Kann man die Leistung steuerlich geltend machen?

Wenn ja, was benötigt man dafür?

Bsp.: eine Rechnung bringt ja nichts, wenn nicht auch die erfolgte Zahlung nachgewiesen wird.

Der beste Zahlungsbeleg: die eindeutige Dokumentation durch einen Kontoauszug
Die Ausstellung einer Rechnung bedeutet ja noch nicht, dass diese auch bezahlt wurde.
Deshalb ist der Zahlungsbeleg ausschlaggebender ist als eine Rechnung.
Ein Zahlungsbeleg könnte ein durch den Lehrer ausgestellte Zahlbestätigung (Quittung) sein, und die kann auch via E-Mail erfolgen. Ebenso gilt die Buchung im Kontoauszug als Zahlungsbeleg. Ganz einfach also. Voraussetzung ist aber natürlich, dass der Beleg z.B. eine Rechnungsnummer und evtl. die Leistung beinhaltet, z.B. "Rechnung 12345, für 8 Nachhilfetermine im Februar 2024 durch Herr Nachhelfer." - das sind eindeutige Angaben, die der Zahlende (Schüler, Eltern) selbst bei der Überweisung angeben sollte. Gleich ob bei der Banküberweisung oder via Services wie Paypal. Bei Bargeld kann man eine Papier- oder E-Mail-Quittung ausstellen.

Das LSTN Niedersachsen sagt dazu:

Spezielle Infos für Deutschland:

1. Wann besteht eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung?

Jeder Unternehmer ist verpflichtet, Rechnungen entsprechend den Vorgaben in §§ 14,14a UStG zu erteilen, wenn er eine im Inland steuerbare Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person erbringt.
Auch Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Abs. 1 UStG sind unter den genannten Voraussetzungen ebenfalls zur Rechnungsausstellung verpflichtet.

2. Muss auch bei Leistungen gegenüber Privatpersonen eine Rechnung erteilt werden?

Bei Leistungen gegenüber Privatpersonen steht es dem Unternehmer grundsätzlich frei, ob er eine Rechnung gemäß §§ 14, 14a UStG, in anderer Form oder gar nicht erteilt.

Quelle: https://lstn.niedersachsen.de/Steuer/steuermerkblaetter_und_broschueren/ausstellen-von-rechnungen-is-der-14-14a-ustg-und-vorsteuerabzug-67823.html

Allgemeine Infos

Eigenbelege

Manchmal retten auch Eigenbelege.
Gerade bei kleinsten Beträgen und für den Notfall. Aber natürlich nur in Ausnahmen.

Die Verwendung von Eigenbelegen in Deutschland kommt in Betracht, wenn offizielle Belege für bestimmte Ausgaben oder Geschäftsvorfälle nicht vorliegen oder verloren gegangen sind. Ein Eigenbeleg dient dann als Ersatz für die fehlende Rechnung oder den Kassenbon, um die Ausgaben gegenüber dem Finanzamt (~le fisc) oder für interne Zwecke nachzuweisen.

Einsatzgebiete von Eigenbelegen:

Kleinere Ausgaben, für die keine Belege ausgestellt werden (z.B. Trinkgelder).
Ersatz für verlorene Belege.
Dokumentation von Ausgaben, bei denen ein Beleg grundsätzlich schwer zu erhalten ist.
Wichtig bei der Erstellung von Eigenbelegen:

Vollständige Information: Datum, Betrag, Empfänger, Grund der Zahlung und ggf. Hinweis auf die fehlende Originalrechnung.
Eigenbelege sollten sparsam verwendet werden, da das Finanzamt bei häufiger Nutzung skeptisch reagieren könnte.
Unterschrift des Ausstellenden.
Für Nachhilfekosten im Zuge einer Fortbildung:
Eigenbelege könnten theoretisch für Nachhilfekosten im Rahmen einer beruflichen Fortbildung verwendet werden, wenn keine offiziellen Belege vorhanden sind. Wichtig ist jedoch, dass der Zusammenhang zwischen der Nachhilfe und der beruflichen Tätigkeit bzw. der Fortbildung klar und nachvollziehbar dokumentiert wird. Dies könnte im Rahmen der Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend gemacht werden, falls die Fortbildung beruflich veranlasst war.

Dennoch beachten:

Bevorzugt: Originalbelege

Das Finanzamt bevorzugt immer Originalbelege. Eigenbelege sollten wirklich nur in Ausnahmefällen verwendet werden.
Die Anerkennung von Eigenbelegen liegt im Ermessen des Sachbearbeiters beim Finanzamt. Daher sollte immer versucht werden, einen offiziellen Beleg zu erhalten.
Spezifische Nachweise über den inhaltlichen und zeitlichen Zusammenhang der Fortbildung mit der beruflichen Tätigkeit sind empfehlenswert.
Für detailliertere Informationen und um sicherzustellen, dass diese Vorgehensweise aktuell akzeptiert wird, empfiehlt es sich, direkt das zuständige Finanzamt zu kontaktieren oder einen Steuerberater zu konsultieren.

Link:
Webseite des Bundesfinanzministeriums (www.bundesfinanzministerium.de) oder die offizielle Seite der Finanzverwaltung Ihres Bundeslandes für weiterführende Informationen. Dort können oft auch offizielle Merkblätter und Leitfäden zum Thema gefunden werden.

Hat der ~(private) Nachhilfelehrer, der den begrenzten Unterricht anbietet, eine Rechnungsausstellungspflicht gegenüber dem Schüler (in DE)?

Genügt eine einfache Email, in der die Kosten aufgeführt werden?

In Deutschland unterliegen Dienstleister, einschließlich privater Nachhilfelehrer, die eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit ausüben, grundsätzlich der Rechnungsausstellungspflicht, wenn sie Leistungen gegenüber ihren Kunden erbringen. Dies ergibt sich aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG). Die Ausstellung einer Rechnung ist erforderlich, um den Leistungsaustausch für steuerliche Zwecke zu dokumentieren, unabhängig davon, ob die Tätigkeit umsatzsteuerpflichtig ist oder nicht.

Wesentliche Anforderungen an eine Rechnung:

Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Ausstellungsdatum
Rechnungsnummer (fortlaufend und eindeutig)
Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung
u.U. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht für beide Parteien

Einfache E-Mail als Rechnung:

Eine einfache E-Mail kann unter bestimmten Umständen als Rechnung genügen, sofern sie alle erforderlichen Angaben enthält, die für eine Rechnung gesetzlich vorgeschrieben sind. Es ist jedoch wichtig, dass diese E-Mail in einer Form versendet wird, die es dem Empfänger ermöglicht, die Rechnung dauerhaft zu speichern und auszudrucken, damit die Anforderungen an die Rechnungsstellung und die Aufbewahrungspflichten erfüllt sind.

Kleinunternehmer

Für Kleinunternehmer und bestimmte freiberufliche Tätigkeiten können vereinfachte Regeln gelten, insbesondere im Hinblick auf die Umsatzsteuer. Falls der Nachhilfelehrer als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG agiert, entfällt die Pflicht, Umsatzsteuer auszuweisen. Dennoch muss eine Rechnung ausgestellt werden, die jedoch einen Hinweis enthalten sollte, dass gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.

Empfehlung:

Es ist ratsam, sich bei Unsicherheiten bezüglich der korrekten Rechnungausstellung und den spezifischen Anforderungen an elektronische Rechnungen, direkt an einen Steuerberater oder das zuständige Finanzamt zu wenden. Diese können individuelle Beratung basierend auf der spezifischen Situation des Nachhilfelehrers bieten.

Übrigens: immer gleich im Vorgespräch auch über dieses Thema sprechen.
Dann gibt es später keine Missverständnisse und Nachhilfeschüler wie -lehrer können sich auf den Unterricht konzentrieren und sich freuen, dass beide davon profitieren.

Zuletzt nochmals: In den meisten Fällen reden wir von vergleichsweise geringen Kosten. Nicht deshalb aber auch wegen des häufig spontanen Charakters s sich im Zweifelsfalle einen Eigenbeleg zu erstellen, wenn der Lehrer nicht mehr oder nicht gut erreichbar ist und der Betrag relativ gering sein sollte. Bevor ein Drama und Streit entsteht, der nicht im Verhältnis steht. Wenn das eine Ausnahme bleibt versteht das das Finanzamt und akzeptiert den Eigenbeleg auch meistens. ?

Rechnungsausstellung in der Nachhilfe: Ein Leitfaden für die Schweiz (CH) und Österreich (AT)

Wenn es um das Thema Rechnungen im Nachhilfebereich geht, hat jedes Land seine eigenen Vorschriften und Best Practices. Schauen wir uns an, was in der Schweiz (CH) und Österreich (AT) zu beachten ist, um sowohl Lehrkräften als auch Schülern das Leben leichter zu machen.

Schweizer Präzision

Grundsätze der Rechnungsstellung

In der Schweiz ist es für Selbstständige, dazu zählen auch privat tätige Nachhilfelehrer, wichtig, bei der Rechnungsstellung einige Kernpunkte zu beachten. Dies dient der Transparenz und ist wichtig für die ordnungsgemäße Buchführung.

Was muss drauf?

- Vollständiger Name und Adresse von Lehrer und Schüler bzw. dessen Eltern.
- Datum der erbrachten Dienstleistung.
- Beschreibung der Dienstleistung, also was genau unterrichtet wurde.
- Preis der Dienstleistung inklusive der Angabe, ob die Mehrwertsteuer (falls anwendbar) enthalten ist.
- Mehrwertsteuernummer, falls der Lehrer mehrwertsteuerpflichtig ist.

Besonderheiten in CH

- In der Schweiz ist die Mehrwertsteuerpflicht erst ab einem Jahresumsatz von 100.000 CHF relevant. Viele Nachhilfelehrer fallen also nicht unter diese Regelung, sollten dies aber im Auge behalten.

Österreich: Die Kunst der Rechnung in den Alpenrepublik

Rechnungslegungspflicht in AT

Auch in Österreich sind Nachhilfelehrer, die ihre Dienste gegen Entgelt anbieten, verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Diese Pflicht dient unter anderem der Nachweisführung gegenüber dem Finanzamt.

Rechnungsinhalte

- Persönliche Daten: Name und Adresse von Dienstleister und Empfänger.
- Datum der Dienstleistung.
- Menge und Art der Dienstleistung – hier also der Umfang und das Fach der Nachhilfestunde.
- Entgelt für die Dienstleistung und Angabe zur Umsatzsteuer. In Österreich gilt für Kleinunternehmer eine Umsatzgrenze, bis zu der sie von der Umsatzsteuer befreit sind. Die Details sollten geprüft werden, um korrekte Angaben zu machen.

Kleinunternehmerregelung in Österreich

- Viele Nachhilfelehrer können in Österreich von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, was bedeutet, dass sie unter bestimmten Voraussetzungen keine Umsatzsteuer ausweisen müssen. Die genauen Bedingungen und Grenzen hierfür sollten im aktuellen Steuerrecht nachgeschlagen werden.

Gemeinsamkeiten und Unterschiede

In beiden Ländern ist die Rechnungsstellung ein wichtiger Teil der professionellen Nachhilfetätigkeit. Sie dient nicht nur der eigenen Buchführung, sondern auch dem Nachweis der Einkünfte und der steuerlichen Absetzbarkeit für den Schüler bzw. dessen Eltern. Die genauen Vorschriften zur Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung variieren, zeigen aber, dass es wichtig ist, sich mit den lokalen Steuergesetzen vertraut zu machen.

Fazit

Ob in der Schweiz oder Österreich, das Ausstellen einer korrekten Rechnung ist ein Muss für Nachhilfelehrer. Es sorgt nicht nur für Transparenz und Seriosität, sondern ist auch eine rechtliche Notwendigkeit. Eine gut geführte Buchhaltung erleichtert zudem das Leben, wenn das Finanzamt fragt. Und wer weiß, vielleicht kann der eine oder andere Schüler oder dessen Eltern die Nachhilfestunden sogar von der Steuer absetzen. Bleibt informiert und sorgt DaFür, dass eure Nachhilfestunden nicht nur inhaltlich, sondern auch buchhalterisch ein voller Erfolg sind!